【千手公關@iM網欄】疫情擾攘三年 舉辦大型活動花心思

想了很久，一直不想又用新冠疫情什麼什麼來起筆，但始終是擾攘了三年的疫情，現今我們做什麼，總少不免要提起它。我想，未來的三年也將會是這樣，只因為，它對全世界的影響，絕對是廣而深遠。

早前剛剛為公司一個項目舉行了一個頒獎典禮，雖然規模不算非常大，但是活動還是得到高官、社會知名人士及公眾人士出席，濟濟一堂，感到安慰。

自己及團隊舉辦活動無數，然而這次畢竟是疫情肆虐三年來第一次舉辦大型活動，始終有點緊張，甚至感覺到同事起初是有點生疏，提出大大小小的問題，甚至是這樣一個問題：現在舉辦活動，大會仍會為VIP準備襟花嗎？

問題看似很基本、很微小，但這正正是籌備活動所需要花的心思；小事如此，大事如天氣應變措施。如今更要考慮的甚至是：若然主禮嘉賓確診了又或負責主持活動的管理層確診了怎麼辦？再環顧自己團隊內的成員，尤其是負責活動的核心同事，都是「中過招」的，心想應該是安全吧！不過很多事情也不由得你擔心，在活動舉辦的前一星期，團隊內負責是次活動的其中一位核心同事卻成為了中招家人的緊密接觸者，故此收到了隔離令，一星期不能上班！

聽到這個消息，大家也十分無耐！筆者唯有第一時間仔細審視有關同事手上的工作情況、調動各同事的職能和角色，確保沒有因為突然失了重要的人手而影響活動安排之準繩度和當日流程的暢順度。幸好有關同事沒有受感染，所以他還是可以在家工作，提供一些寫作上和社交媒體更新等支援。

活動進入倒數期，怎料又出岔子，大日子的前兩天聽天文台報告，竟然說颱風來了，11月刮颱風？還以為自己聽錯．．這回不得不出動應變計劃 plan B。由於是次活動本是在戶外舉行，所以馬上要找室內地方作後備，也要研究活動在三號風球時是否會取消？還是繼續進行？如果是取消，應該那一刻決定？要知道取消活動的後著，不但是當天的安排和與各方之溝通，還有是改期時又要重新配合各方的日期，得以讓原班人馬再出席！說時遲那時快，政府官員辦事處同事已經來電查詢有關應變安排！

感恩活動最後在3號風球下得以移師室內進行，當然涉及額外開支，但比起整個活動要延期還是值得的。各同事舉辦活動的「摩打」，就在這風風雨雨重啟了，希望香港真的能夠恢復正常運作，活動長做長有。最後不得不提的，活動要成功舉行，一個專業稱職而可以壓場的司儀實在不可少少下次再與大家分享這方面的經驗。

作者_也許（馮加宜）簡介：

資深公關人，曾服務於公共服務、科創、金融、市場研究、地產發展等大型企業，身經百戰，加上天生充滿好奇心，愛玩、吃、愛探索新事情，希望透過文字與大眾分享所見所聞，也為未來公關人提供一點啟示。

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