【數碼轉型】流程自動化 可增效率減成本3成

科技 21:45 2022/08/01

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有企業面對轉型、自動化的樽頸位挑戰,不知應如何走下去。(資料圖片)

企業近年面對新冠疫情、政經不穩及人才難求等挑戰,影響盈利及未來發展。數碼轉型、自動化操作被視為「救生圈」,但疫情兩年多以來,亦有企業面對轉型、自動化的樽頸位挑戰,不知應如何走下去。

流程影響企業營運
企業解決方案供應商NCS香港主管陳文輝接受專訪時表示,不少人以為自動化只涉及製造業,其實企業部分工作流程也可以自動化。「人、流程及數據,是企業發展的重要及成功元素,但不少企業的流程老化,需要人手完成,對員工的體驗未必好。」

他舉例,如新世代人才眼見仍需人手填表,對企業的印象分大減,變相影響留才。此外,數據可能在手動流程中散失,就算不散失也難整合。

企業解決方案供應商NCS香港主管陳文輝稱,曾有企業沿用的RPA不再得到支援,要其公司協助處理。(梁巧恩攝)

相對於製造過程,一般商業機構的工作流程,對機器人流程自動化(Robotic Process Automation,RPA)的應用仍偏低。陳文輝指出,金融、客服等行業較先採用,而物流、地產及公共服務業亦開始採用,但RPA的應用始終未廣泛。「若應用適當,可有助提高生產效率或減低成本約25%至30%。」

複雜工序為何不宜自動化?
然而,陳文輝坦言,近一、兩年在市場上聽聞,有些本來有應用RPA的企業,開始埋怨效果未如理想,又或不知如何加強應用,有的甚至因而決定停止應用RPA。他分析,出現以上情況,可能與當初選錯流程應用自動化,如一些需要多人核準的流程,就不太適合自動化,因而成效有限。「愈簡單的流程如填表,愈適合自動化;愈複雜的流程反而不太適合。小數怕長計,加起來就有一定成效。」

他提醒,企業在考慮數碼轉型時,不要忽略工作流程自動化,但在決定前宜先檢視流程,找出較適合自動化的部分才加以應用。若早前已實行自動化流程的效果不顯著,並發現與選錯流程有關,應考慮放棄,不宜強加其他應用,令情況變得更複雜。「有些流程,根本不宜進行自動化。」

同時,他亦建議企業在內部成立RPA Lab或Factory,好處是中央管理,同時了解各部門運作,更可將良好的應用例子及經驗,有效地分享與各部門,甚至作出支援。

應用3大趨勢  Octobot助RPA發揮最大效能 
RPA應用雖然並非新發明,也需要與時並進。陳文輝估計,未來企業在應用時要留意3大趨勢。

粗放式應用趨向結合流程改造:陳文輝指過去一些自動化應用只在整個流程的某部分進行,引致效果未必顯注。未來傾向先審視整個部門的整體工作流程,再識別出適合自動化的部分,效果應會更佳。

結合大數據及人工智能(AI):即RPA及分析流程自動化(Analytic Process Automation,APA)的結合。
他指出,不少經驗是數據累積而來,一些企業已將部分經驗數據化,並分布儲存在不同的系統內。人工智能可代替人手去蒐集這些資訊,再推出結果,代替人手輸入。如財務部的出納需處理單據,但人工智能現已可協助識別格式不一,甚至手寫單據的內容,識別率也近9成。

應用Octobot:即是以機械人管理RPA。這方面針對使用RPA較成熟的企業,若在使用較多RPA,或令部分RPA出現閒置時間,Octobot負責管理RPA,令其發揮最大功效,以減低整體應用成本及提升效益。此外,流程不會永遠一成不變,Octobot協助找錯、改錯,指揮RPA回應微調後的工作流程。

記者:梁巧恩

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