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【提早放暑假】教育管理數碼平台 4大策略加快部署減混亂

18:00 2022/03/19

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教育機構在疫情下屢遇變局,陸續轉型電子教學,惟往往未必有足夠的IT人手支援或懂得採用數碼工具等輔助。

疫情促使各行業加快數碼轉型,傳統的教育行業也不例外。因應疫情發展,教育機構面對多次突如其來的停課,甚至提早放暑假的變局,更需要科技工具協助部署,加快應變。當中更需要注重以4大方向:

  • 提升處理行政事務效率
  • 轉型電子教學,需要更有系統管理課堂、補課、隨抗疫措施更新安排
  • 與家長及學生的溝通時,注意保障彼此私穩
  • 採納數據分析工具,助解師生情況及預早安排、營運情況

本地教育科技(EdTech)公司EngagePlus行政總裁黃振勇(Tommy)及非牟利機構(NGO)康溢教育中心總監李皓揚均指出:

要轉型電子教學不僅是依賴單一軟件,當中還涉及大量行政事務、教師之間的協作和共享資源、與家長及學生溝通等,需要更有系統管理。惟一般中小型教育機構未必有足夠的IT人手支援,或懂得採用數碼工具等輔助。

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功能多元化 免跨平台溝通混亂

Tommy表示,留意到不少從事教育界別人士,包括其家人,時常因為需要花上超過一半工時處理行政工作,阻礙安排教學而感到困擾。另加上有不少用戶認為,數碼轉型只是純粹將工作流程電子化,採用單一軟件即可,忽略了各類文件當中的分類,容易變得雜亂無章。內容涉及跨平台處理及溝通時,步驟亦更複雜。

因此該公司早於2017年瞄準教育行業,將行政工作電子化的趨勢以及數據分析等需求,投入逾7位數字及一年時間研發管理平台系統,並在2019年加入數碼港培育計劃發展。

該系統目前針對提供多元化功能,包括文書管理、學生上課紀錄、安排補堂等基本功能,檔案亦會儲存在雲端,以便即時協作及更新;還會利用系統數據及分析軟件,預測未來財務趨勢、管理風險或商機,提供顧問服務。

NGO採納新系統 控制人力成本

由兩年前開始採用EngagePlus系統的李皓揚亦分享,其NGO的人力資源有限,由初期約40位學生,到現時約500人,只靠兩位員工幫忙安排。

他坦言:

我們若如以往單靠試算表此類數碼工具,所有資料都必需手動輸入並將資料分類,跨平台處理,容易導致安排出錯等混亂情況,更難以如現時一樣採取WFH(在家工作)政策。

因此採用該系統以助員工提升部署放率,並且了解最新情況、數據作長遠規劃。

另以日前面對政府的「停課令」政策為例,他們只需在短短約一小時時內夥Tommy商討在系統發布「停課令FAQ」,方便向家長及學生即時提供資訊,並讓團隊成員專心處在其他應對安排,以及在家工作備課等。

訂閱形式 緊貼用戶技術更新

要完善系統,必須持續緊貼用戶體驗及技術趨勢作更新。因此Tommy指出,該系統由成立至今一直採用訂閱形式,有別於坊間以一次過收費形式(one-off charge)的軟件,或是用作計算及製作表格的數碼工具如Excel等。

他解釋,開發此解決方案的初衷,是期望教師可以更有效地分配時間及投入更多資源,做到真正的以教育為先。

所以需要定期了解困難之處,得知最新需求,及時增加客製化功能。在疫情下屢遇變局,亦可透過數據分析,助制定市場營銷策略。

以港府近日因應第5波疫情宣布的停課令,以及早前宣布全港中小學及幼稚園提前於3至4月放暑假為例,私營教育機構的「暑期班」網課渴市,業界更要迅速安排綫上教程應對。而該公司就隨即為其服務近百多所不同種類的學習中心,制定「停課令FAQ」(常見問題)並於系統中即時發放,方便節省人力,即時部署。

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記者:張寶燕

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