【WFH】9GAG全面遙距工作 員工熟悉數碼工具助無縫轉換

科技 16:50 2021/03/20

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退租辦公室月省20萬 9GAG全員WFH 管理怎調整?

本地社交媒體公司9GAG去年宣布全面遙距工作,聯合創辦人及行政總裁陳展程(Ray)分享,疫情後員工幾乎不回辦公室,加上團隊本身已很習慣數碼工具,可望無縫適應,決意推行有關政策。他強調,成功關鍵在於僱主僱員間要足夠信任,該企在團隊內部溝通、福利以至招聘方針均有所調整。

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陳展程分享,該企本地團隊人數約30人,之前辦公室租金每月約20萬元,疫情下等同浪費,考慮到員工安全,加上節省交通時間後,同事家庭生活與休息時間亦可明顯改善,去年中決定退租辦公室,「同事已每人配備筆記本電腦,而決定退租後,更讓同事可按需要將辦公室設備搬回家中使用。」

按需要租用共享空間

採用新制度後,9GAG對員工要求不變,改動主要在於團隊恆常會議轉為線上舉行,而同事按需要向上司匯報進度,完成工作便可。Ray強調,為讓員工有更多彈性,員工可租用共享空間,按需要到該處工作、開會,亦可選擇到咖啡室,「支出事後可報銷,公司之前要負擔清潔辦公室、添購設備等各種雜費,將錢轉為直接用在同事身上也不壞。」他續指,需使用共享空間的人數亦不算多,同事在這類支出報銷額每月不到2萬元,相比起租金仍有很大差距。

全面遙距化後,團隊溝通的形式大改,他總結指,當溝通由交談轉為以訊息、電郵等為主,因此下指示要更清晰,而當開展新工作,一開始便要明確說明,不能抱「摸著石頭過河」的心態邊做邊試。另外,亦要運用不同的工具,跟進、了解同事的狀況,以補無法見面的不足。但他補充,以前有明確工時,工時之外的訊息,非緊急就不需馬上回覆,而就算換了遙距工作,亦不希望要定下訊息回覆時間之類的硬性規定,希望與同事互相體諒。

他認為,全面遙距對企業運作影響不大,「很多問題都是在預期之內」,例如有同事就反映,現在工作與生活很難分開,同時運動量減少,與同事見面交流的機會劇減。Ray續指,這些問題不少是因為疫情,放大了遙距工作的缺點,「就算在家工作,同事間仍然可以在外面約開會順道進餐,只因限聚令才難以見面。」他續指,管理角度看,已盡量設法補足,例如舉辦線上聖誕派對與新春團拜。

9GAG聯合創辦人及行政總裁陳展程分享,想要讓員工有自由選擇工作地點的權利。(受訪者提供圖片)

改革迎新政策 特設「夥伴計劃」

WFH開始普遍後,有指團隊如彼此間已熟悉,推行WFH難度不高,但新加入的僱員卻難以適應。Ray亦同意會有類似情況,而該企針對新招聘同事,人力資源安排有所更新。「去年以來的招聘面試,都會問及應徵者是否已習慣在家工作,面試亦完全以視像進行,如發現他不熟悉數碼工具,除非其他方面非常傑出,否則評分會很低。」迎新安排亦由以往安排兩日密集日程,讓新人認識公司運作,改為向新同事提供詳細文件,讓他先研讀再發問、討論,更特別設計「夥伴計劃」,安排另一個團隊的成員擔任新同事的夥伴,介紹公司大小事,新同事亦不會因為對方是上司而不敢啟齒發問。

Ray提醒,企業各自情況有別,遙距工作亦非完美的工作安排,僅是較為適合現時情況的選項,而且對該企來說,倘證實有需要仍可隨時回歸實體辦公室。他續指,其他企業如有意參考9GAG的例子,毋需操之過急,可以先設限期試行,觀察撤出辦公室對團隊運作的影響,再作判斷。

記者: 周俊霖

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