【公司心戰室@iM網欄】秘書須知 新來的秘書

名人薈萃 07:02 2020/10/22

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小仙是市場部的Assistant,進公司三年多,話不多,人比較文靜,但做事爽快俐落,話頭醒尾,最令大家喜歡的是她很Helpful,不管事情是不是該她做的,二話不說,主動做妥。幫老施多年的秘書辭工生仔,人事部便把小仙調來給老施做秘書,也是升職加薪的調動。
今天是小仙第一天在老施Office上班,老施忙了一上午,下午找小仙進辦公室,好好的跟她做個Induction(就職儀式)。
「老施,很高興可以幫你工作,跟你學習。我沒有當秘書的經驗,希望你多多包涵。」小妮子平時有點害羞,沒想到她還挺會說客套話。
「不要緊,讓我把我的要求跟你先講清楚,過一段時間磨合後,應該就沒問題了。」老施通常在新同事初上班時,都喜歡先訓話一番,這樣大家才能有基本的共識。

主動結人脈網 打好關係
「首先謹記妳的職責是我的秘書,也就是我最親密的同事拍檔,要是妳幫不了我忙,那就沒價值了。」小仙點點頭,看來老施這開場白的重話,沒有把她嚇倒。
「妳是我的秘書,也就是代表我。妳對人處事的作風態度,也反映了我的作風態度,妳需要經常幫我跟其他人聯繫,所以切記要有禮貌,要專業。」其實這點我對小仙很有信心,也是我挑選她的原因。
「公司人多部門多,妳首要的是跟其他部門的秘書打聲招呼,讓她們知道妳已經到位,不要只發電郵,要到處走動一下,自我介紹,還有其他不認識的部門老闆們,也要主動認識,這樣人家才知道妳的存在,盡快建立好妳的Network。」小仙很認真的把我的話寫在Notepad上。
「還有常常要找他們幫忙的Office Assistant、Receptionist、司機大佬們等,妳都要跟他們打好關係。」小仙用力點頭。

部門管家婆 最緊要口密
「至於我的Calendar,有空檔不代表我一定Available,有些會議應酬我不一定參加,所以有任何邀約,別立即跟人Confirm,先跟我商量。所有Appointments不管是Confirmed的或已推辭的,都要在我的Calendar記下,這樣要是人家向我提起,我才記得是答應了還是推了。
「所有進來的文件書信,妳都可以先幫我打開,看看大致的內容,有妳認為重要的,都要提醒我優先處理。堆在In-tray和Pending的要經常檢查,看看有沒有快到Deadline要Action的。除了處理我的工作之外,妳還是我們部門的『管家婆』,同事們的Admin Support,也勞煩妳照顧。」小仙點點頭。
「最後一點,也是最重要的一點,作為秘書,最重要是要口密,很多人都喜歡八卦,向妳打聽一些內幕消息或老闆的私隱,記得要小心謹慎,切記。」小仙坐直身體,認真的點頭,表示明白。
一口氣說了那麼多,我怕小仙吃不消,那就此打住,希望她慢慢消化。反正6時有個Cocktail,不到5時半便跟她說再見,離開公司。
將近7時,老施的手機來了一通SMS,看號碼不知是誰發來的,打開一看,原來是小仙,通知我第二天早上的會議提早了15分鐘。看來小仙已經進入狀況了。

作者_施伯樂

60後,從低故起晉升至跨國企業集團管理高層。歷年實戰經驗加上前輩貴人的口授身教,對如何在職場做人做事精益求精有了豐富的體會。喜歡討論在辦公室處事做人,求生上位的技巧和大小心法,也聽來不少職場的趣聞軼事。

 

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欄名 : 公司心戰室

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