【在家工作】勿忘基本開會禮儀 Zoom分享線上會議貼士

科技 18:30 2020/07/21

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Zoom分享線上會議7大貼士,教大家如何提升會議質素,更好地與上司同事保持工作溝通。

本地第三波疫情持續,各大企業亦重啟在家工作安排,相信視訊會議已成港人日常工作的一部分。最近Zoom分享有關線上會議的貼士,教大家如何提升會議的質素之餘,能更好地與上司同事保持工作溝通。

1.會議開始前自我介紹
即使進行綫上會議,亦不要忽略基本禮儀。特別在對外的會議中,應該由自我介紹開始,向所有會議參與者表明個人身份,避免發生尷尬情況。

2.整潔簡約背景
用戶可簡單收拾房間或設定虛擬背景,讓鏡頭内的背景範圍更加整潔簡約。以免其他用戶會因為背景雜亂而分心,可集中精神在會議内容上。

3.謹記望鏡頭
進行線上會議時,用戶容易顧及個人儀容,忽略與參加者的眼神交流。用戶謹記看準眼前的鏡頭,讓會議參與者覺得你正看著他們説話,否則對方只會覺得自己心不在焉。

4.關掉通知提示
會議進行中,有機會突然收到 WhatsApp 或日曆事項等提示通知,容易讓會議參與者認為自己分心。所以用戶最好暫時關掉通知,更加集中主持會議。

5.留意音訊和視像設定
在會議開始前,謹記檢查是否已經開咪和鏡頭,並預先設定參與者的音訊和視訊,減低出錯機會。如在會議期間發現參與者沒有聲音,可以在「管理參與者」的選項中提醒他們開啓音訊。

6. 只邀請必須出席的參與者
會議主持人應只邀請必要持份者參加會議,確保能照顧到每一位會議參與者,保持高質素的會議。會議完結後,可在 Zoom Chat 向其他沒有出席會議但有關的持份者發送會議摘要,或傳送會議錄影供參考。

7. 留到最後一刻
作為線上會議主持人,最好要留守到會議最後一刻,方便會議參與者有機會提出單對單問題或意見,亦能營造一種不慌不忙的良好印象。

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責任編輯:李寶如

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