【中小企教室】一文學識如何使用Microsoft Teams

科技 12:00 2020/05/02

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新冠肺炎疫情未遏,不少企業仍實施在家工作,不少視像會議工具隨之興起,Microsoft Teams是其中一個選擇。

新冠肺炎疫情未遏,不少企業仍實施在家工作,不少視像會議工具隨之興起。不過,近月來Zoom連環爆出安全漏洞,包括私隱外洩、駭客入侵等問題,引起大眾對網絡安全的疑慮。本文將介紹如何在非常時期,透過Microsoft Teams召開百人線上會議或萬人線上直播,打破虛擬和實體之間的界線。

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微軟的Microsoft Teams於2016年正式推出市場,其功能與Slack相似,是歸屬於Office 365之下的團隊合作平台,並有「聊天室」,可促進同事及團隊間溝通。同時,Teams也將工作上常用的相關應用,包括郵件、文書處理、檔案交換、視像會議等功能全部整合,方便對應不同的工作情境需求。其中免費版本主要針對個人與小型團隊,如果公司規模較大,就需要購買商務版本的Office 365,才可支援更多使用者及開放進階功能。

用家首先要到網頁申請一個Microsoft Teams帳號,系統會詢問你的主要用途,建議可選擇「公司使用」為例,然後按「下一頁」。免費註冊後,Microsoft Teams 將可以獲得幾個主要權限,包括:支援最多250人的會議(不過在疫情期間沒有人數和會議時間限制)、2GB 的上傳檔案空間、「即時降噪」功能、會議「舉手功能」,以及「背景模糊」設定等。

用家首先要到網頁申請一個Microsoft Teams帳號,系統會詢問你的主要用途,建議可選擇「公司使用」為例,然後按「下一頁」。(程式截圖)

註冊一個新的Microsoft Teams帳號後,一開始就要建立「組織」的名稱。你可以按下方的「邀請人員」,自行把公司同事加入在Microsoft Teams建立的組織中。邀請方式共有三種,包括提供連結、匯入通訊錄和以電子郵件邀請。而受邀請者登入後,只要輸入名稱,再按「下一步」即可加入成為團隊中的成員。

進入Teams 後,團隊名稱預設為申請時所輸入的公司名稱,亦可自行更改,可按下方「邀請人員」來新增成員。(程式截圖)

邀請方式共有三種,包括提供連結、匯入通訊錄和以電子郵件邀請。(程式截圖)

建立者要知道團隊內有多少成員,可在團隊設定中點選「管理團隊」。同一個Microsoft Teams組織,可以建立多個團隊,讓每個部門小組可以根據工作需要,區分更精確地討論分流。

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按照不同用家的需求,在線上會議中點選「分享簡報者畫面」,可以多種呈現方式,包含分享桌面、視窗、特定檔案畫面或者進階虛擬白板交流,讓會議進行更加順暢。而在會議中點選「全部靜音」,就能在宣佈重要事項時,確保與會人員不會受到其他音訊的干擾。

除了線上會議功能外,Teams同時支援一對多人的即時直播活動,最多可讓1萬人同時上線,還可根據參與人員,選擇不同的活動權限,即使外部人員沒有下載Teams也能透過即時活動連結以瀏覽器方式加入。

在疫情蔓延期間,企業如能適當運用不同的數碼工具,不僅能促進員工之間的協作與召開遠端會議,維持生產力,也可為日後舉辦更多的研討會做好準備。

責任編輯:施雯雯

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