【Home Office】企業運作雲端化 有利應對突發事件

科技 20:01 2020/02/28

分享:

在過去數月,我們見證了不少令人痛心的事情,如澳洲和紐西蘭自然災害、香港的社會動盪,直到現在席捲全球的新型冠狀病毒。這一系列突發事情都是一個警號,提醒企業需要利用科技增強業務的穩定性,減低營運中斷的風險。

近期種種事件令工作模式受到挑戰,同時為企業推動業務和辦公文化轉型提供一大誘因。將業務建構於一個強大的數碼化雲端平台,員工便可以無懼外在環境影響,在遇上突發事情時在家中工作。這不僅有助提高生產力及節省成本,更是企業持續發展計劃的重要一環。線上協作工具可以無縫收集財務及其他業務數據,讓員工可以隨時隨地在任何裝置上查閱與工作相關的事情。

4個將雲端化撥入業務持續發展計劃的好處

實時無縫的連接:使用雲端工具讓企業決策人及他們的顧問實時獲取到公司的數據。利用雲端作為基礎,可以無縫連接至其他應用程式及工具。當加入了銀行概要功能,企業決策人便能將他們的銀行戶口連接雲會計平台,掌握實時財務數據。因此,員工只連接互聯網,便可以隨時隨地工作而不受外在因素打擾。

可隨意擴展及具靈活性:雲方案的用家可以付費購買自己需要的儲存用量。企業可以按功能、用戶的數目、需要儲存的數據量而選用軟件方案,並因應業務發展增加或刪減功能。謹慎控制支出能讓中小企在經濟不明朗的時期站穩陣腳。

具內置應用程式的雲端會計平台能夠簡化及集合會計、支薪、開銷、庫存及其他相關的商務功能到單一平台。這消除了會引致程式間溝通受到阻礙、令到宏觀性減低並造成管理問題的信息孤島(Silo)問題,同時減低因突發事情而引起員工缺席的情況出現。

另外,雲端平台不斷加入多種功能,讓用家可以隨時隨地工作。會計師及會計文員以往一直靠人手工作存取數據,但現在能透過手機掃瞄單據、發票或文件,不用再由客戶的辦公室搜索實體文件。

不斷改進的數據安全:雲供應商如Amazon Web Services (AWS)採用複雜的安全控制,以保障儲存在數據中心的客戶數據,反映出財務數據能安全儲存在雲端,而不再存於容易被人篡改、丟失或盜用的實體書冊或USB硬盤。無論員工身處何地,企業決策人可以限制用家存取公司資料的權限,亦可以追蹤曾閱覽數據的用家,令企業整體更具透明度。

吸引及保留人才:人才稀少,員工待遇已不限於薪酬的厚薄。企業提供無形的利益,如文化或福利,更能有效吸引現代社會的人才。

年輕一代重視彈性工作時間,及希望有更多機會發展事業。加上持續的社會不穩,讓員工可以自行選擇舒適的工作方式,以雲技術在家工作,能提升企業的吸引力。

撰文 : Xero亞洲區域總裁 Kevin Fitzgerald

欄名 : Smart World

緊貼財經時事新聞分析,讚好hket Facebook 專版