【Home Office】在家工作 如何跟同事維持有效溝通?

科技 16:05 2020/03/22

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自一月底起,企業對「在家工作」一詞一定不會陌生。相信如此大規模的遙距辦公安排,對大多數本地企業而言,實屬首次。可惜,不少僱主仍對在家工作存有憂慮,或因爲靈活辦公的概念未被所有企業接納,心底裏已經認定「不可行」。IWG研究報告指,五成半亞太區受訪者表示,推行靈活辦公的最大阻礙源自欠缺彈性的企業文化,而高層的思維往往最直接影響一家公司的文化。

員工縱然普遍歡迎遙距辦公,但原來執行起來亦遇到不少挑戰。同一報告指出,來自家庭成員的滋擾是一般人在家工作要面對的最大難題。每五個亞太區受訪者中,便有三個會因爲家庭成員的騷擾導致工作分心。亦有四成八及四成五人會分別因爲設備不足或缺乏穩定網絡等理由受阻礙。

雖然看似障礙重重,但當遙距辦公勢在必行,上司及下屬該如何協調以達致最大成效呢?

1. 調整心態 建立信任

公司團隊間的互信在平常辦公環境已甚爲重要,於在家工作安排下更爲關鍵。遙距工作令上司無法無時無刻監察團隊的工作,但這並不代表員工就會偷懶。我們既然會讓員工知道業務計劃、新產品設計等機密資料,為何卻不信任他們在視線範圍外也會把工作做好呢?

再深一層,彈性工作概念的重點其實並非計算工作時數,而是著重成果。員工雖未必每天九至六在線,但如能保持工作質量與效率,代表他的表現與工作八小時無異。

另一方面,員工亦應主動匯報進度,讓上司了解工作計劃,或因設備限制而造成的潛在問題,透過建立信任及溝通,爭取更合適的彈性工作安排。

2. 定期開會 保持溝通

不知道大家有沒有這項經驗—與素未謀面的人以電郵溝通時覺得這人態度不好,誰知通電時他卻謙遜有禮,原來一場誤會。單靠文字溝通時,我們沒法了解說話者的語氣和語調,並非最有效的交流。再者員工在家工作越久,亦容易與同事疏遠,覺得只有自己孤身作戰。其實無論是工作以內的討論或是日常社交閒談,團隊都可多利用即時軟件進行視像或電話會議,保持與同事的聯繫,提升工作士氣。

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3. 跟員工約法三章

長遠而言,公司宜制定一份內部指引,讓上司和下屬明白自己在彈性工作中的權利及責任。指引可列明公司所提供的彈性工作種類、申請途徑、技術支援等。唯世上沒有一套放之四海皆準的守則,不同行業有自己的作業模式,就算同一公司內兩個部門面對的情況也不盡相同。管理層及人事部應向各階層員工了解需要,以制訂合適指引。

4. 劃分專用工作區域

在家辦公移除了工作地點的環境界限,在作息與工作地點長期重叠下,有可能引起各種科技疲勞(tech fatigue)症狀。員工宜在家中劃出專用的工作區(例如書房或客廳一處),在非工作的時間離開, 為自己創造更明確的上下班時間。除此以外,有特定工作區域還可幫助子女明白自己正在上班,令在家工作的父母更專注。

企業與其倒數距離工作如常的日子,不如借此機會積極嘗試並完善彈性工作安排。畢竟,IWG最新數據顯示亞太區有八成二人會因公司未有提供靈活辦公而拒絕受聘。讓員工靈活辦公已是另一種形式的必需了。

撰文 : 葉秀蘭 IWG香港區總監

欄名 : Smart World

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