【Home Office】實施在家工作 4要點需注意

科技 17:02 2020/02/27

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理光香港市場及業務拓展部總監莊禮基表示,其實讓員工在家工作,是建立在互信的情況下,上司的要求亦切勿太嚴苛。(受訪者提供圖片)

新冠肺炎(武漢肺炎)疫情蔓延,不少企業頒布在家工作(Work From Home,WFH)政策,唯缺乏資源的中小企業,或面對不少挑戰,有科技公司表示,企業在執行WFM政策時應注重4大要點,以維持員工生產力及公司營運。

疫情肆虐,為免辦公室太多人聚集,不少企業奉行WFM政策,理光香港市場及業務拓展部總監莊禮基表示,員工在家工作對中小企帶來挑戰。「沒有太多IT資源的中小企,亦擔心技術能不能配合得到,無論是硬件還是軟件,能否同時滿足安全與工作效率的要求。」面對各種挑戰,莊禮基指出,要讓員工在家工作都能維持一定的生產力,有4大要點留意:

  • 公司工作是否可以數碼化完成
  • 數碼化文件要放到安全的專業服務公司儲存及管理
  • 員工在家工作要有通訊群組保持聯繫
  • 員工指引要清晰,恆常檢討工作進度

中小企上雲動力大增

莊禮基解釋,員工在家工作的前提,必須將文件數碼化,員工才能接入公司系統,取得文件及數據工作。「中小企首要將數據庫及系統搬上雲。」他指出,雖然不少中小企對將文件放上雲端都有擔憂。「要知道實體數據庫或伺服器受損或資料外洩的風險將更大,中小企老闆的觀念亦漸漸改變。」他透露,有不少中小企老闆開始選用雲端文件共享服務,相信經過今次疫症,或對該類服務需求更大,亦更有信心。

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但員工在家工作,難免面對引誘,近日就有某大公司員工在WFH時間「上山工作」,引來熱烈議論。莊禮基表示,要管理員工下屬在家工作,必須給予清晰指引,員工要清晰每天要完成的任務,訂立短期目標。

在公、在私,員工需要透過不同群組與上司、下屬互通消息,一方面能與同事互動,不會太孤單,一方面匯報工作情況。

他亦建議,每天需要有適當時間給予上司及下屬檢討工作。「近日我們在每天快要收工的時間都會視像會議,以便上司下屬能匯報當日工作進度。」

除了視像會議工具,互動白板亦是現時常用的遙距工作、開會的工具之一(受訪者提供圖片)

此外,莊亦表示,公司需要給予清晰的指引,防止公司文件外洩,為員工存取文件設立權限,例如相片亦要有水印為佳,以免員工以流動裝置瀏覽時不慎外洩。「其實讓員工在家工作,是建立在互信的情況下,上司的要求亦切勿太嚴苛。」

經此一「疫」 遙距工作兩大進化

在文件管理及系統存取方面,現時就有不少解決方案可以做到。莊表示,之前就協助一本地水務工程公司建立系統,讓不能在辦公室工作的員工,能夠交換圖片、文件,匯報工作進度。「該程式系統能應用在不同流動裝置,當中有流動打卡功能,因為當中可以啟動GPS功能,確保員工在確實的地方工作。」他解釋,該程式在打開時才會看到裝置的定位,完成工作可關閉程式,不怕用戶的私人地點及數據外洩。其次,莊禮基亦表示,理光亦有文件管理系統,之前就助本地物業管理公司數碼化文件交換過程,讓處理效率快70%。

莊禮基預計,經過今次後,遙距工作,在家工作的趨勢會持續。「今後工作將不限於在辦公室完成,未來企業或只租共用工作間,而文件及工作流程都趨向共享,各種如法律顧問、宣傳或傾向使用外判公司。」

記者:李彥煒

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