【Home Office】企業抗疫變「升呢」 在家工作是數碼轉型契機?

科技 08:30 2020/02/11

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新型冠狀病毒(又稱武漢肺炎)疫情肆虐全球,本港不少企業已安排員工在家工作,減少社交接觸。企業利用遠端桌面和協作工具,建立遙距辦公室,保持團隊溝通以維持生產力,一方面能夠讓業務在疫情緊張時期下得以繼續進行,另一方面亦為企業締造數碼轉型契機,將作業模式「升呢」,長遠提升企業的抗疫力和競爭力。
 
不少企業因疫情影響需靠遙距辦公室維持運作,這正正是實踐數碼數型的第一步。事實上,香港生產力促進局在去年發表的《香港企業數碼轉型》調查報告發現,企業管理層普遍認為數碼化是重要策略,其中將文件紙本轉為數碼格式處理,便是走向數碼轉型的第一步。現時企業既因需抗疫而建立遙距辦公室,無形間就是在設置無紙系統,員工可以透過多功能掃描、雲端上下載、網上傳真將紙本文件電子化,在不同的電腦、智能電話和平板等裝置分享和存取,並且有系統地被分類,方便搜尋。

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無綫化、自動化+人才成就數碼轉型
「無紙化」是數碼轉型基本步,而要持續提高生產力,「機械人流程自動化」(Robotic Process Automation,RPA)至為關鍵。所謂RPA,簡單而言即是自動化軟件工具,模仿人類去做電腦輸入工作,包括可讀取郵件、資料收集、輸入及驗證作業與產生檔案與報告等。使用RPA最大好處是能快速精確地處理資料,可避免人為錯誤。企業把高重複性、有清晰規則、流程穩定、有標準輸入的工作交予軟件機械人處理,一方面可釋放員工的生產力,轉作從事如開發新產品和服務等高增值和需創意的工作,另一方面機械人可「7/24」全天候工作,大幅提升企業運作效率。
 
透過科技實現數碼轉型固然重要,企業亦不容忽視「意識」、「思維」和「人才」三大元素。生產力局建議,管理層在制定數碼轉型策略時應建立雙向溝通,讓員工參與其中,同時善用坊間資源,例如香港特區政府「再工業化及科技培訓計劃」,及早培訓技術人才,以及逐步進行雲端遷移,減低企業及員工對單一系統的依賴。若企業能按企業需要及特性概念轉型計劃和加強培訓員工,將大大提高成效。
 
當然,網絡保安措施在數碼轉型過程中亦扮演著重要角色。生產力局轄下香港電腦保安事故協調中心(HKCERT)建議企業應定期主動檢視網絡保安系統,提高員工的網絡保安風險意識,並採用保安「從設計做起」的原則,以及參考由HKCERT編制的《中小企網絡安全七大攻略》,在工作流程中加強配置保安和管控,以保障數據資產。

撰文 : 黎少斌 香港生產力促進局首席數碼總監

欄名 : Smart World

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