【Home Office】利用協作工具打造「遙距辦公室」 其實唔難

科技 08:00 2020/02/10

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在新型冠狀病毒(又稱武漢肺炎)疫情緊張時刻,遙距工作不失為中小企維持公司正常運作,同時是減低社區傳播風險的折衷方法之一。不過或許有人會問,這個工作模式如何能保持團隊溝通,維持企業的持續營運?是否需要龐大的資金才能成事?

隨著企業適用協作工具愈見普及,企業職員除透過傳送電子郵件保持內部及對外聯絡外,市場上已有多款即時通訊軟件,讓員工能隨時隨地交換訊息、照片、影片及文件等,不但節省時間,更能維持有效溝通。不過值得注意的是,部分通訊軟件只適用於個人通訊,企業人員如需傳送公司重要機密文件,應選擇特定並擁有高加密功能的商業通訊工具,避免違反保密協議。

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此外,不少協作工具亦打破了企業長久以來必需「面對面開會」才能工作的想法。現時坊間不少雲端共享平台可讓用家共同編輯和分享各類文件,員工們既能分享和討論彼此的工作成果,亦能向客戶匯報項目進度。同時,管理層和員工亦可隨時進行遙距辦公室會議,實時地以視訊對話方式溝通。

資金永遠是中小企最大的問題,惟一般協作工具收費會視乎企業規模而定下金額,加上普遍以月費方式來繳交,企業並非高不可攀;個別由國際大型資訊科技企業開發的協作工具更會提供免費版,能足以滿足一般中小企在這非常時期的基本協作需要。

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另一邊廂,在選購通訊軟件及協作工具時,生產力局轄下香港電腦保安事故協調中心(HKCERT)亦提醒企業,各類工具均可能存有安全漏洞,必須加倍留意其網絡安全功能和設定,以及在使用時可根據環境和場合更改存取權限。

撰文 : 黎少斌 香港生產力促進局首席數碼總監

欄名 : Smart World

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