【Home Office】初創Home Office營運心得 怎將影響減至最低?

科技 16:19 2020/01/29

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Slack的即時通訊功能,有助企業管理推行在家工作時,加強團隊間的溝通。(Slack官網圖片)

本港加強戒備武漢肺炎疫情爆發,不少企業推出在家工作(Home Office)的安排,但霎時間要在家中工作,團隊溝通與運作勢會產生問題。有初創接受訪問分享,如果善用科技應用如Slack,Google Drive等,可望將影響盡量減輕。

全面雲端運作 料效率跌約1成

2019年成立,提供行銷科技課程的本地初創Growth Marketer Academy,其創辦人陳景道(Tim)分享,其公司昨(28日)晨便決定實施在家工作,暫定至本周末為止,視乎疫情發展情況再調整。他指出,其公司因涉及港台兩地業務,成立初期已頗徹底地採用不同網上工具協助運作,因此團隊已習慣在網上進行內外溝通,在家工作對營運影響很有限,「始終在辦公室會有一些口頭溝通,營運效率大約下跌1成左右吧。」

其公司採用多項數碼工具,包括以Google Drive等儲存管理檔案,項目管理工具Clickup處理工作流程,另外亦有使用密碼管理、視像會議等多項應用,當中最重要的,是以Slack為團隊溝通核心工具。他解釋,最初成立公司已不曾考慮以港人較常用的聊天工具作公事用途,「WhatsApp的搜尋功能太差,公司運用上非常不便。」相比下,他認為Slack的頻道(Channel)與搜尋功能,對團隊溝通有很大幫助。

Slack可與其他工具應用結合,例如圖中的表格應用,員工可透過Slack去中央處理來自不同應用的資訊。(圖片提供:GMA)

免費版Slack已足夠企業所需

他續指,Slack的優勢是可以連結其他軟件,例如該公司需要收取網上報名表格,Slack可以連結表格應用,並將申請資料轉至相關的頻道,方便團隊成員處理。「Slack比較像資訊中心,需要時再轉至其他工具進行進階操作,但同事不需要分別到電郵、Facebook等各處逐一整理零碎資訊。」他強調,至今只使用免費版,功能上已足夠應付公司運作,「免費版的限制是可儲存的訊息有上限,但現時的團隊規模而言也夠用。」他補充,通訊工具,配合密碼管理與工作項目管理三種應用,其團隊已大致上可以在網上完成大部分工作程序。

Slack可與其他工具應用結合,例如圖中的表格應用,員工可透過Slack去中央處理來自不同應用的資訊。(圖片提供:GMA)

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Tim坦言,其企業較積極使用數碼工具,新加入員工不會馬上習慣,「面試時已經會跟應徵者說公司是這樣子,但他們未必理解實際的影響。」因此,員工入職當下難免會滿頭問號,或需要一星期左右才能適應,「最大問題是香港人不習慣在使用應用前,先自行觀看學習材料,其實內置的教學影片己可解決不少問題。」

Home Office的影響與公司的營運理念有很大關係,他解釋,不少近數年成立的初創,或有一半以上營運已基於雲端應用,採用相當多的數碼工具,推行在家工作對營運的影響,自然比傳統企業為輕,但預料員工仍有需要每星期回辦公室一,兩次,才可應付工作所需。

記者:周俊霖

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