哈佛研究:PowerPoint 威力不比「得把口」強

商業 17:58 2017/07/06

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PowerPoint是一眾學生及上班族的常用工具,地球上每日可能有高達3,000萬份PowerPoint Present。不過,哈佛大學最新研究指,PowerPoint會損害品牌形象,影響受眾觀感。哈佛大學研究員進行盲測,邀請近300人參與,研究PowerPoint、純粹口述(oral)與圖像互動界面(zoomable user interfaces、簡稱ZUIs)三種方式,何者較能有效傳遞訊息。

近300名參與者中,有146人擔當講者,另外153人擔當觀眾。哈佛大學研究員預先準備好需要簡報的內容及海量資料,再隨意分配PowerPoint、ZUIs及口述3種形式。

第一階段的測試中,各講者需透過Skype向1名觀眾表述。

第二階段測試,研究員會將較早前的錄影片段廣發至一大群觀眾,並要求他們就present形式、可否學到新事物及多大程度影響決策等方面評分。

結果發現,PowerPoint的評分與口述相差無幾。換言之,花費大量時間、資源拼湊而成的簡報,威力不比「得把口」強。

研究人員指,結果反映PowerPoint並不能有效傳達海量資訊,亦不能爭取觀眾好感,或損害企業及品牌形象。參與實驗的觀眾對互動圖片形式的簡報方法最感興趣,認為組織更清晰、更容易投入、更容易記得、更有說服力。

研究又發現,在虛擬畫布上進行縮放(zoom),可更引人注目,建議使用PowerPoint時,應避免直接一張一張的切換,易加入動態特效。使用圖像互動界面的講者,被認為「更有知識及專業」,使用PowerPoint的人士則被視為守舊、平板與乏味。另有部份參與者認為PowerPoint通常都很無聊。

研究員表示,觀眾對PowerPoint以外的簡報工具認知有限,都相信PowerPoint是最合宜的表現工具。當接觸圖像互動界面後,卻大多偏向新工具。微軟似乎也意識到PowerPoint的需要進化,近日就為該軟件引入「Zoom(縮放)」,可以更有趣地切換簡報。

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Amazon創辦人Jeff Bezos對PowerPoint甚感厭惡。早於2004年,他就向全體員工發電郵,標題為「No powerpoint presentations from now on at steam.(從今開始不要PowerPoint)。」該公司如今present只准許講者帶4至6張memos。

Jeff Bezos在電郵中解釋,商業簡報不是追求刻板、冰冷的文字,細心整理過的內容、有條不紊的口述,感覺及而更好。將段落斬成一個個「bullet points」是最差的做法,根本沒有好好消化想表述的內容。

他指,用4頁memos寫出想要表述的重點,比製作20頁PowerPoint更難,因前者講究充足準備及考驗講者勾勒重點的功夫。他認為上班族present時需留心自己講述的內容與受眾有何關係,不要照著PowerPoint唸唸有詞就當交功課。

他說:

PowerPoint形式的簡報,某程度上掩蓋了思想、拉平了任何意義上的相對重要性、忽視了思想之間的聯繫性。(Powerpoint-style presentations somehow give permission to gloss over ideas, flatten out any sense of relative importance, and ignore the interconnectedness of ideas.)

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