開會每月浪費31小時 跟喬布斯學開會技巧

商業 15:00 2016/12/20

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返工時間8個鐘,但總覺得時間不夠用,除了因為排山倒海的工作量,其實我們在不知不覺中已浪費大量時間。

外國工作管理軟件服務公司Scoro的研究就顯示,約9成人都承認每日浪費工作時間,真正工作的時間只佔整體時間6成甚至更低,5天工作中,僅有3天是在真正工作。報告亦揭示常見浪費工作時間的3大活動,當中最佔用時間的是檢查及回覆電郵,佔43.5%,其次是開會佔42.3%,而上網瀏覽社交網絡亦佔我們工作時間21.8%。

報告顯示,每次回覆電郵後平均需要16分鐘才能回復至正常的及具生產力的狀態,因此頻繁回覆電郵實在非常擾亂工作狀態及浪費時間。

另一個最嚴重的是開會,報告指出,大部分員工每個月平均會開62次大大小小的會議,而每月就有約31個小時白白花在沒有生產力的會議中。若將每日午膳、回覆電郵、召開會議、上社交網站看新聞等項目花費的時間加起來,每日約有3小時白白浪費。

Scoro 報告

CEO都有特別的開會方法

開會浪費時間,就連一田百貨CEO莊偉忠都十分認同。

只要少開會、少報告、少分析、低目標、唔捽數,徹底放權,誘發同伴積極性,減低內部虛耗,用以改善工作效率,就能騰出大量時間處理實務,五個人輕易做到十個人的功夫,尚有餘暇放在創作方面。

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開會雖然浪費時間,但重要的會議還是要開的,蘋果教主喬布斯(Steve Jobs)就有獨特的開會規則,首要是參與會議的人數愈少愈好,力求開會時能夠有效率地討論問題。

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Scoro的報告最後就建議打工仔,收到電郵時不需要立刻看,建議每日分三次看電郵,避免浪費時間回覆及需要時間重新投入工作狀態。此外,不要參加太多不必要的會議。工作時必須擁有清晰的目標,盡量先完成擁有最高效益的項目及工作,並為自己設立一個短期目標如限制自己在60至90分鐘內完成,若工作太繁複,應盡量細分為幾個項目,逐個完成。

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撰文 : 李彥煒 香港經濟日報記者

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